Jednym z podstawowych kroków, a zarazem wyzwań podczas zakładania firmy jest wybór odpowiedniego biura rachunkowego. Na jego wsparcie można liczyć już w początkowych etapach funkcjonowania. Chodzi o wybór formy opodatkowania działalności, czy zgłoszenia jej do ZUS-u oraz urzędu skarbowego. Profesjonalna księgowość to także gwarancja przespanych nocy w kolejnych latach rozwoju firmy. Decyzji tej nie można więc podejmować pochopnie. Oto wskazówki, jak wybrać odpowiednie biuro rachunkowe.

Zakres świadczonych usług

Na początek warto przekalkulować, jaka jest skala prowadzonej działalności, stopień jej skomplikowania oraz posiadana wiedza na temat księgowości. W niektórych przypadkach może być potrzebna tylko pomoc w przypadku rozliczenia podatków, a w innych prowadzenie dokumentacji od postaw, w tym m.in. opracowanie spraw kadrowo-płacowych, realizacja spraw komorniczych, czy doradztwo prawnicze. Musimy więc zdecydować pomiędzy biurem rachunkowym, które zatrudnia specjalistów z wielu dziedzin, a tym z zawężonym zakresem usług. 

Doświadczenie i referencje

Warto zasięgnąć opinii o biurze rachunkowym wśród znajomych przedsiębiorców lub w Internecie. Dobrą praktyką jest poproszenie na forach internetowych o polecenie biura. Jeżeli na przykład jesteśmy zainteresowani, jakie biuro rachunkowe w Katowicach ma sprawdzoną renomę, można zasięgnąć informacji na ten temat w grupach facebookowych, skupiających przedsiębiorców z tego miasta. Jeszcze pewniejszym sposobem jest skontaktowanie się z firmami, które wystawiły referencje dla danego biura rachunkowego oraz potwierdzenie tych opinii. Wskazówką jest również wieloletnia pozycja  biura rachunkowego na rynku oraz bogate portfolio. Można także sprawdzić, jakie certyfikaty posiadają księgowi, z którymi planujemy podjąć współpracę oraz w jakich szkoleniach i kursach uczestniczyli. 

Ubezpieczenie OC

Każde biuro ma obowiązek posiadania polisy od odpowiedzialności cywilnej. Część jego pracowników powinna mieć również indywidualne ubezpieczenie. W przypadku działalności gospodarczej najlepiej, by biuro dysponowało polisą OC na prowadzenie ksiąg podatkowych. Jeżeli zatrudniamy pracowników, niezbędne będzie z kolei dodatkowe ubezpieczenie kadr i płac. Wszystko to trzeba sprawdzić na etapie wyboru biura rachunkowego. Wysokość polisy to parasol ochronny dla firmy, bo gdy jest ona na minimalnym poziomie, będzie zupełnie nieprzydatna. 

Z reguły im większe biuro rachunkowe, tym wyższa jest jego polisa OC. To z kolei zwiększa szansę na uzyskanie większej rekompensaty, jeżeli pracownicy księgowości spowodują szkodę z tytułu prowadzonej dla firmy działalności.

Sposób przechowywania danych

Kolejny krok to sprawdzenie, w jaki sposób biuro rachunkowe chroni dane personalne w zakresie zgodnym z przepisami RODO. Luki mogą doprowadzić właściciela firmy do poważnych problemów, a także narazić na ryzyko kar. Jeżeli nie ma co do tego wątpliwości, najwygodniejszą metodą jest przechowywanie dokumentów w biurze. Takie rozwiązanie stanowi odciążenie dla przedsiębiorcy. Nie trzeba przedzierać się przez sterty segregatorów, dokumentacja nie zostanie zgubiona, a w razie konieczności przedstawienia dokumentów skarbówce, księgowy może zrobić to na podstawie udzielonego pełnomocnictwa. Jeżeli chodzi o pewność co do działalności biura, warto poprosić także o potwierdzenie legalności oprogramowania wykorzystywanego w pracy księgowych. Jego brak może doprowadzić do błędów w przygotowywanej dokumentacji lub utracenia danych. 

Lokalizacja i kontakt

Potrzebujemy wiedzy na temat tego, kiedy biuro jest dostępne oraz jakie są możliwości kontaktu telefonicznego lub bezpośredniego. Zdarzają się przecież sytuacje, gdy pilnie będzie potrzebna konsultacja z księgowym, czy prawnikiem. Zaleca się także, aby ustalić, w jaki sposób biuro rachunkowe zamierza przypominać o nadchodzących płatnościach oraz jak często, w jaki sposób i jaką drogą dokumenty będą przekazywane (pocztą, osobiście, czy w formie elektronicznej). Lokalizacja biura rachunkowego nie jest więc bez znaczenia. Może się okazać, że zarówno jedna, jak i druga strona uzna, że zaistnieje konieczność regularnych spotkań, a wówczas może się okazać, że biuro na drugim końcu miasta nie jest dobrym rozwiązaniem.

Biuro w sercu województwa śląskiego

Jak widać, nie lada wyzwaniem jest to, by znaleźć odpowiednie biuro rachunkowe. Katowice to centrum konurbacji górnośląskiej, gdzie funkcjonuje wiele firm zajmujących się księgowością o szerokim zakresie usług, dobrych referencjach i w odpowiedniej lokalizacji. Trzeba też dołożyć jeszcze jeden ważny aspekt, jakim jest cena za usługi księgowe w Katowicach. Ostateczną decyzję należy podjąć dopiero po dokładnym przeanalizowaniu wszystkich przedstawionych wskazówek oraz kosztów, które wiążą się z zatrudnieniem dobrego biura rachunkowego.