Archiwizowanie dokumentów w firmie - jak powinno się to przeprowadzić według wymagań RODO

Dodatkowe obowiązki, jakie na administratorów danych nakłada rozporządzenie o ochronie danych osobowych (RODO), mają na celu wzmocnić bezpieczeństwo wrażliwych informacji oraz zagwarantować osobom, których te informacje dotyczą tzw. prawo do zapomnienia. Oficjalnie prawo to nazywane jest prawem do usunięcia danych i wiąże się z tym, że osoba w każdym momencie może żądać od administratora usunięcia informacji jej dotyczących. Zdarzyć się jednak muszą określone okoliczności (np. dane nie są już potrzebne do celów, dla których zostały zebrane). Aby zabezpieczyć firmową dokumentację w efektywny sposób, należy dobrze zaplanować procesy w firmie, zwłaszcza te związane z obiegiem dokumentów oraz z ich przechowywaniem.

Jak zapanować nad dokumentami w firmie?

Za problematyczną kwestię można uznać dokumenty niewykorzystywane podczas bieżącej działalności firmy. Do takich akt zaliczyć można umowę, fakturę, zaświadczenie itp., które należy przechowywać, bo tego wymaga prawo. Przedsiębiorcy powinni dobrze orientować się w przepisach określających, przez jaki czas należy posiadać dokument określonego typu. Zawieruszenie teczki z umowami podlegającymi kontroli, może sprawić, że obciążeni zostaniemy karą pieniężną.

Zarządzanie wieloma segregatorami, teczkami, a czasem całymi szafami wypełnionymi aktami, nie jest łatwym zadaniem. Najczęściej bowiem bieżąca działalność przedsiębiorstwa i napływające dokumenty angażują nas na tyle, że brakuje uwagi i czasu dla akt, pozornie, niepotrzebnych.

Jak przechowywać dokumentację zgodnie z RODO?

RODO nie precyzuje dokładnie, w jaki sposób należy przechowywać zgromadzone akta. Oznacza to, że jako przedsiębiorstwo, musimy sami zaplanować odpowiednie zabezpieczenia. Najczęściej używa się w tym celu specjalnych szaf. Nierzadko firmy decydują się na wybór wariantów o podwyższonej odporności ogniowej. Warto zdawać sobie sprawę z tego, że większości wypadków nie ma konieczności decydowania się na tak zaawansowane warianty; wystarczy przechowywać dokumentację w taki sposób, żeby niepowołane osoby nie miały do niej wglądu. Coraz częściej trudnością jest nie tyle wygospodarowanie odpowiedniej przestrzeni do przechowywania, a po prostu zagospodarowanie takiego miejsca. Z pomocą przychodzą firmy oferujące profesjonalną archiwizację dokumentów (przykładem takiego usługodawcy jest Rhenus). Decydując się na taką usługę, przechowywane przez nas dokumenty będą idealnie uporządkowane i przygotowane do ewentualnej kontroli.

Archiwizowanie dokumentów – jak przeprowadzić ten proces?

Archiwizowanie ma na celu takie uporządkowanie akt, żeby można było doskonale orientować się w zawartości teczek, segregatorów i szaf. To ważne z kilku powodów:

Przestrzeganie obowiązujących przepisów

Właściwie zarchiwizowane dokumenty są zabezpieczone w taki sposób, że nie mają do nich dostępu niepowołane osoby (RODO). Dodatkowo, archiwizacja pozwala z większym sukcesem przestrzegać innych przepisów, np. wymogów prawnych związanych z okresem przechowywania. Warto zdawać sobie sprawę z tego, że przetrzymywanie dokumentów po upływie tego okresu również może wiązać się z karami pieniężnymi. Profesjonalna archiwizacja akt posiada rejestr, z pomocą którego bardzo łatwo jest odnaleźć dokumenty wymagające zniszczenia.

Usprawnione działanie firmy

Nierzadko zdarza się, że podczas codziennej pracy pojawia się konieczność skontrolowania jakichś danych. Jeśli archiwa nie są odpowiednio uporządkowane, znalezienie jednej informacji może zająć nam bardzo dużo czasu i spowodować niemałą irytację. To z kolei prowadzi do zmniejszenia efektywności pracy.

Sprawna kontrola i spokój dla przedsiębiorcy

Jeśli do naszych drzwi zapuka skarbówka, szybko i sprawnie będziemy mogli przedstawić wszystkie niezbędne dokumenty. Świadomość, że nie musimy stresować się ewentualną kontrolą, daje duży komfort psychiczny.

Samodzielna archiwizacja dokumentów to ciężkie i czasochłonne zadanie, dlatego warto zaufać profesjonalnej firmie, która sprawnie zajmie się naszymi zbiorami. W tym procesie duże znaczenie ma doświadczenie, bo to ono pozwala zaplanować system, mający na celu zmaksymalizowanie użyteczności archiwum.