Jak wyznaczyć odpowiednie miejsce do przechowywania akt? Jedna z najważniejszych decyzji, jakie musimy w tym zakresie podjąć, dotyczy miejsca przechowywania. Do wyboru mamy dwie opcje. Pierwsza to przechowywanie dokumentacji we własnej siedzibie. Druga polega na współpracy z wyspecjalizowanym podmiotem. Dziś sprawdzamy, z czym wiąże się każdy z tych wariantów.
Akta w biurze, czyli z czym trzeba się liczyć, przechowując dokumentację we własnej siedzibie?
Zebrane dokumenty powinny być przechowywane w specjalnym miejscu, do którego dostęp mają jedynie uprawnione osoby. Aby zabezpieczyć akta przed zagrożeniami, stosuje się m.in. specjalne regały i szafki. Wiele z nich nie jest jednak w stanie skutecznie ochronić zawartości przed takimi zdarzeniami losowymi jak pożar czy powódź.
Planując przechowywanie dokumentacji we własnej siedzibie, koniecznie należy też pamiętać o wygospodarowaniu odpowiedniego miejsca. Warto zatroszczyć się m.in. o to, żeby w pomieszczeniu, w którym będą przechowywane akta, panowała odpowiednia temperatura i wilgotność. Firmową dokumentację często trzeba przechowywać przez wiele lat. Papier, będąc bardzo delikatnym tworzywem, może ulec zniszczeniu, co negatywnie wpłynie na czytelność dokumentów.
Łatwiejsza organizacja
Warto wspomnieć o jeszcze jednej sprawie. Gdy działalność się rozrasta, a grupa pracowników się powiększa, w grę zaczyna wchodzić zmiana siedziby firmy. To przedsięwzięcie, które planuje się rzadko i zdecydowanie nie można zaliczyć go do codziennych bolączek przedsiębiorcy. Niemniej jednak trudno nie docenić wygody, która wiąże się z przechowywaniem dokumentów poza siedzibą firmy. Każde przenosiny to ryzyko, że akta się zniszczą lub zgubią. Jeśli decydujemy się przekazać obowiązek bezpiecznego przechowywania na zewnątrz, nie musimy obawiać się o ochronę danych, za które jesteśmy odpowiedzialni.
Jak wygląda przechowywanie dokumentów w bezpiecznym obiekcie?
Taka usługa wyróżnia się:
- łatwym dostępem do akt
Przechowywanie dokumentów poza firmą wcale nie oznacza utrudnionego dostępu do zbiorów. Usługodawcy tacy jak Destroy&Recycling dbają o to, żeby kontakt między usługobiorcą a usługodawcą przebiegał bez problemu. Obsługa szybko reaguje na potrzeby klienta i troszczy się o to, żeby jak najszybciej dostał kopie, oryginały akt lub miał możliwość zapoznać się z treścią dokumentów na miejscu. - wysokim poziomem ochrony
Mowa o szeroko pojętych zabezpieczeniach: antywłamaniowych, przeciwpożarowych, przeciwpowodziowych itp. Odpowiednio dopasowuje się też same warunki przechowywania. Właściwie dobrana temperatura i wilgotność wydłużają żywotność przechowywanych nośników informacji (zarówno tych papierowych, jak i elektronicznych). - możliwością skorzystania z dodatkowego wsparcia
Jeśli nasze zasoby znajdują się poza siedzibą firmy, dużo łatwiej będzie nam przeprowadzić archiwizację i utylizację. Takie zadania możemy po prostu zlecić usługodawcy, bo większość z nich działa kompleksowo i, oprócz przechowywania dokumentów, proponuje również takie wsparcie.
Źródło: Destroy.pl
