Notariusz to osoba o udowodnionej uczciwości, powołana i zatrudniona przez rząd państwa jako funkcjonariusz publiczny, którego zadaniem jest wykonywanie czynności notarialnych w charakterze bezstronnego świadka, weryfikującego, czy dana osoba jest tym, za kogo się podaje i czy podpisuje dokumenty w obecności notariusza.

Notariusze wypełniają i potwierdzają dokumenty lub składają oświadczenia pod przysięgą, zwłaszcza w przypadku tytułów własności, testamentów, dotacji, aktów prawnych i wszelkich pełnomocnictw. Notariusz jest uważany za funkcjonariusza publicznego i jako taki jest osobiście odpowiedzialny za wszelkie oszustwa lub zaniedbania w wykonywaniu obowiązków urzędu i w związku z tym podlega ściganiu sądowemu. Notariusz nie ma uprawnień do wykonywania zawodu prawnika i nie może w żadnych okolicznościach udzielać porad prawnych. Dokumenty są poświadczane notarialnie w celu zapobieżenia oszustwom i zapewnienia prawidłowego wykonania czynności. Do obowiązków notariusza należy dopilnowanie, aby sygnatariusze stawili się przed nimi i przedstawili odpowiednią identyfikację. Notariusz urzęduje przy podpisywaniu i zapewnia, że dokumenty są podpisane poprawnie. Notariusz dba o to, aby sygnatariusze świadomie i dobrowolnie zawierali umowy i podpisywali dokumenty.

Aby dokument został poświadczony notarialnie, musi zawierać oryginalny podpis, a nie kserokopię, oraz notarialne zaświadczenie, które może znajdować się na samym dokumencie lub w załączniku.

Jeżeli w akcie notarialnym znajduje się formuła „podpisano i zaprzysiężono / poświadczono mi…”, to należy je zawsze podpisać w obecności notariusza. Takie usługi świadczy tani notariusz w Krakowie. Jeżeli dokument został już podpisany, notariusz powinien poprosić osobę o ponowne podpisanie dokumentu, powyżej lub poniżej poprzedniego podpisu. Potwierdzenie nie musi być podpisywane w obecności notariusza, ale osoba, która podpisała dokument, musi stawić się przed notariuszem i potwierdzić, że jest sygnatariuszem i że go podpisała.